論企業類電子招標采購平臺建設策略
《電子招投標文集》

易招標CPO/楊舉旗 2017-10-20

一、選擇:借鑒成功經驗,選擇成熟產品

企業電子招標采購平臺的建設,隨著國家法律 法規的陸續出臺正在如火如荼的進行。眾所周知, 電子化招標采購為企業采購管理帶來的益處,然而, 縱觀國內各企業平臺建設情況,有些長期摸索艱難 前行、有些半途而廢無疾而終、只有少數平臺不僅 正常使用,而且業務上線率,交易量等都達到預期 建設效果。實實在在為企業采購提供了信息化利器, 有效提升了采購效率。

怎么才能讓自己企業的平臺建設順利進行,首 先需要選擇供應商,并且要選擇一家優秀的供應商。 怎么選擇供應商?可以通過以下幾個方面進行,一 是初步了解市場情況,通過專業媒體等各種渠道了 解市場主流供應商及供應商情況,包括公司規模、 業績案例、技術實力等;二是當面溝通交流,重點 考察供應商對企業電子招標采購建設的認識和理解, 對業務的了解程度,有無成熟產品,有無鮮明特點, 企業應用的情況如何;三是從供應商的客戶那里了 解信息,從更加客觀的角度考察實際使用情況,包 括與業務運行要求的符合程度,系統建設過程匯總 的經驗以及對系統建設的建議等。在選擇供應商的 過程中,有沒有大量成功的企業應用經驗,是否有 適合企業使用的成熟產品,這兩點至關重要。

這里還要說明一點,很多人認為電子招標采購 平臺跟其他軟件系統一樣,隨便找個廠商就能做或 者技術實力雄厚的廠商都能做,無非就是時間和費 用的問題。其實不然,電子招標采購平臺有很強的 業務特性、法律特性和技術特性,第一要完全滿足 復雜的業務要求,包括支持各種尋源方式,滿足工程、貨物、服務等各種類型的業務需要,同時又和行業 特性緊密相關;第二要達到國家相關法律法規的約 束,包括《招投標法》、《招投標法實施條例》、《電 子招標投標辦法》及所附《系統技術規范》等;第 三是電子招標采購平臺為滿足各類采購業務場景需 要,除本身的技術實現外,還需要集成數字證書服務、 對接各類應用系統平臺、對接各類基礎系統平臺等, 因此,系統建設綜合復雜性比較高,實施難度和風 險比較大。

因此,企業想要快速建成平臺并順利使用必須 首先做好選擇,同類項目的大量建設經驗和成熟軟 件產品缺一不可。成功經驗能夠幫助企業在建設過 程中少走彎路,避免風險,是順利建設的有效支撐; 成熟產品能夠助力企業快速實施降低建設風險,以 原型為基礎,迭代完善個性需求,是確保成功的有 效基礎。

二、信任:尊重信任乙方、合作不分你我

選擇了供應商以后,項目各項工作按照計劃開 展。在企業電子招標采購平臺建設過程中我們總是 期望多一份坦途、少一些坎坷。但是幾乎每個項目 多多少少都會遇到各種各樣的問題。在這些錯綜復 雜的問題干擾下,唯有甲乙雙方充分信任,才能攻 堅克難,完成項目目標,正所謂“人心齊泰山移, 人心堅石也穿”。

從整個信息系統建設周期來看,需求分析階段、 用戶測試階段和試運行階段可能存在實施風險,同時也是容易產生分歧、導致誤解、直至造成信任問題 的主要階段。

需求分析階段,項目組進駐客戶現場,與各單位 各部門進行深入交流實地調研需求,記錄調研結果, 編制需求文檔。此時,項目組關心的內容與客戶關心 的內容可能會存在差異,包括客戶認為項目應該做什 么與當時項目范圍有差異,客戶介紹業務需求與項目 組理解程度存在差異,文檔文字表述與實際理解之間 存在差異等。這些差異會可能會讓甲方覺得供應商不 懂業務,或者派駐的團隊不夠專業等等。因為項目才 剛剛開始,互信基礎還不牢固,所以導致猜疑更加嚴 重,甚至轉變為能不能做,會不會做的甲乙方之間嚴 重的信任問題。

用戶測試階段,經過了設計和開發階段的比較漫 長的等待,用戶第一次看到了為自己量身定制的或 者說融入了自己企業特色需求的電子招標采購平臺, 每個人內心都充滿了期待,希望它是一個功能完善、 沒有缺陷、界面友好、運行穩定的軟件系統。然而, 實際情況可能沒有想象中那么美好,用戶測試階段可 能還有部分功能正在開發,或者系統功能還沒有那么 完備等。此時,用戶的期待和軟件系統本身在建設過 程所產生的不足就形成了一定的反差。此時,甲方會 覺得供應商沒有開發好,前面的工作以及需求階段的 大談特談沒有落地到軟件產品上,可能都是吹噓出來 的,因此又一次導致了甲乙雙方的信任問題。

試運行階段,試運行階段的特點就在于它的真實 性,真實的用戶、真實的數據、真實的場景。在用戶 測試階段,不是所有的問題都能暴露出來,總有漏 網之魚,所以導致了試運行過程中,難免出現問題。 因此,我們也經常說只有試運行才是真正的測試。此 時,甲方會認為做了這么長時間怎么還有問題,與此 同時,試運行階段還有來自業務上的阻力,導致問題 被放大,有問題直接說成沒法用。就這樣甲乙雙方的信任危機再次爆發了。

除了以上項目重點階段可能引發的信任問題外, 還有雙方的合作態度,如果甲方一味地站在自己的 立場上,對項目建設發號施令,又聽不進不同意見, 甚至干預供應商項目團隊工作,項目建設就會步履維 艱;乙方項目管理環節薄弱,做事自以為是,缺少溝 通匯報,忽略甲方建議或意見,只關心項目范圍內的 事情等也會導致信任缺失。

如何建立雙方的信任,在信任的基礎上開展合 作,在合作的氛圍中推進工作,在工作的成果下完成 項目,建成企業電子招標采購平臺呢?有兩件制勝 的法寶,一是心態、二是溝通。從心態的角度講,甲 乙雙方都要本著合作的心態,甲方要充分相信乙方, 乙方才能放手去干,多聽取乙方的建議和意見,乙方 要把其他企業的成功建設經驗運用到新的項目中去, 多為項目建言獻策,不要只盯著項目范圍內的工作, 雙方都要本著一切以有利于項目建設的宗旨,精誠合 作;從溝通的角度講,乙方要主動溝通,按照溝通機 制匯報項目工作和進展情況,把握可能產生信任問題 的項目重點階段,及時溝通匯報和反映問題,協調處 理疑難問題,避免雙方誤會分歧。特別是雙方項目組 要團結一致,不分你我,只有在信任的基礎上充分合 作,才能保證電子招投標系統建設的順利和成功。

三、建設:從基本到完美、循序漸進實現

企業信息化建設本身就是在一個復雜環境下用 信息技術實現業務及管理思想的過程。企業電子招標 采購系統功能設計可能包括計劃、尋源、合同、執行 等重要采購過程環節,還需集成數字認證、語音短信 等基礎服務,對接企業其他業務系統等。同時,使用 系統業務交互的主體類型較多,包括內部采購人員、 監督人員,外部招保人、投標人及供應商等。因此, 系統實施的復雜性導致建設期可能是一個較為長期 的過程。因此,決策者可以先規劃藍圖,然后分步實 施,降低建設風險。先實現系統基本需求,能夠支撐 業務運行,再逐步進行完善,循序漸進,最終實現系統整體建設目標??赡軐е嘛L險的因素主要包括以下 幾個方面:

一是系統接口的風險,接口風險不在于接口開發 的本身,而在于反復的溝通確認討論、數據交互準確 性以及相互制約關系等。往往在實施過程中,會碰到 個別系統開發進度延誤、數據處理錯誤、技術實現 瓶頸、人員配合程度等種種問題。因此,接口越多, 系統越復雜、穩定性越低、風險越高。

二是新技術的應用,在系統建設過程中,我們總 是想方設法弄一下創新出來,創新就是系統的亮點。 為了創新可能要在系統中集成新的技術,新技術的應 用能夠幫助系統提升業務實現、提升用戶體驗,但同 時也增加了系統實施的難度。新技術是否經過驗證, 是否經過評估,集成的風險有多大,都要考慮。

三是系統建設周期和使用的關系,系統建設周 期越長,用戶使用越晚。然而,用戶越早使用系統, 對系統越有利。長期不上線的系統或上線后長期不使 用的系統,風險都是很大的,很有可能被長期擱置。 因此,要盡快先用起來,然后逐步完成其他系統功能 并上線使用。

筆者主持企業電子招標采購系統建設十余年,切 實體會到分步實施的思想是大型企業信息化建設的 有效方法,此方法能夠有效分解和降低系統建設風 險??此品植窖娱L了系統建設周期,實則小步快跑, 穩步推進,不僅降低實施風險而且還能縮短整個項目 建設周期。

四、發展:建立制度體系、站起來走出去

軟件系統是信息化管理的工具,電子招標采購平 臺也不例外。想要達到建好平臺、管好平臺、用好平 臺的目的,就要從管理角度規范電子招標采購平臺使 用。俗話說“沒有規矩,不成方圓”。規矩也就是規 章制度,是我們應該遵守的,用來規范我們行為的規 則、條文,它保證了良好的秩序,是各項事業成功的重要保證。通過“硬”的工具和“軟”的制度一起發 揮作用,才能保障電子招標采購平臺的順利正常使 用。

制度體系的建立可以解決兩個問題,一是解決平 臺管理者自身的問題,平臺應該怎么管、有哪些事情、 交給誰去做、以什么程序去做、向那些人匯報,為企 業內部和外部提供哪些服務等等,都是平臺管理自身 的問題;二是解決平臺推廣和使用的問題,平臺建成 上線后,會不可避免的遇到企業內部的阻力,主要 是采購業務的敏感性和新生事物對傳統習慣的沖擊。 因此,業務部門可能會找各種理由應付平臺使用,有 了制度的規范和要求,平臺的推廣和使用就可以名正 言順的進行。

企業建設電子招標采購平臺不僅能夠為企業采 購提供信息化管理利器,同時也可以借助平臺對外提 供各類服務,甚至發展為區域平臺或行業平臺,前景 廣闊。所以,企業使用平臺應首先滿足自身的業務需 求,完成企業內部業務上線采購的目標,即自己先用 好,通過平臺管理采購業務、提升采購效率、降低采 購成本。其次在“立足自身”的同時也不妨“考慮長 遠”,企業建設電子招標采購平臺花費了巨大的人力、 財力和物力,能夠借助平臺為更多的企業提供服務也 不失為一個各方共贏的發展方向。

總之,企業建設電子招標采購平臺,不論是企業 自身使用,還是立足自身對外服務,都必須注重制度 體系的建設,制度建設是通過組織行為改進原有規程 或建立新規程,以追求一種更高的效益。有了制度 保障,平臺所有工作都可以按照既定的規范、標準、 程序進行,人員各有分工、互不沖突、相互聯系、協 調配合,共同發揮作用。因此,平臺建設要制定相關 的制度體系,在制度體系保障下,平臺才能使用好,發展好。

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