企業招標采購系統建設難點與要點剖析
《電子招投標文集》

易招標CPO/楊舉旗 2017-08-10

一、背景

2016 年 11 月 5 日,“采購鏈生態發展論壇”在 北京成功舉辦,盛況空前,吸引了包括政府要員、 行業領袖、專家學者、企業領導及相關廠商的 300 余位代表出席。大家共同探討在互聯網新形勢下采 購領域的政策方向、發展趨勢和關注焦點。

在本次論壇的議題中,企業類招標采購系統的 建設特點、難點和要點也成為大家非常關心的話題。 在國家大力推進采購領域信息化的背景下,特別是 2013 年《電子招標投標辦法》和 2015 年《電子招標 投標檢測認證管理辦法(試行)》的頒布實施,使 企業充分認識到采購領域信息化建設的必要性及其 對提升采購管理水平,增加信息公開透明和降低采 購成本的諸多益處。

現階段企業建設招標采購信息系統情況不盡相 同。但是,有幾個方面大家需要重點關注,一是企 業類招標采購系統建設環境的特點;二是企業建設 招標采購系統的實施難點;三是信息化系統本身的 實現要點。本文將從以上三個方面進行分析和梳理, 指導和幫助企業順利建設招標采購系統。

二、企業系統建設環境的特點

眾所周知,目前招標采購系統建設有兩類,一 是政府類系統;二是企業類系統。政府類系統相對 帶有強制性、命令式和單一性等特點,關注的重點 是信息公開、流程規范和監督管理。而企業類系統 相對復雜并且非常靈活,關注的重點是全流程業務、 多元化采購方式、規范性、數據分析、業務集成、 組織適用性等,其核心是一定要滿足企業實際業務要求,這是由企業本身的采購特性所決定的。概括 起來有五大特點:

特點一:關注全采購鏈業務

采購的源頭是從計劃開始的,包括計劃的填報、 審批、匯總、授權采購等,計劃批準后需編制采購 方案,確定采購尋源方式,其次按照公開招標、邀 請招標、詢比價、競爭性談判等多種采購流程開展 不同的采購業務,采購尋源結束后要簽訂采購合同, 合同簽訂后還要繼續進行采購后續的執行。這是企 業采購的業務主線。因此可以說企業采購是全采購 鏈的業務運作。

特點二:采購業務復雜多樣

企業采購的標的物有多種類型,有工程建設、 綠化維保、原料、輔料、半成品、加工件、備件等 各種類型。采購的業務又分為集中采購、授權采購 和自行采購等。在此基礎上還需根據不同的采購分 類,進行不同的采購策略控制,對比采購價格,進 行供應商管理,統計和評估采購執行效果等,采購 業務的復雜程度可見一斑。

特點三:企業組織機構眾多

企業中的采購組織一般也比較復雜,特別是對 于集團型企業,可能有專門的代理機構或專門的采 購中心,有采購的管理部門、各級單位也可能自行 采購。在采購業務進行時,還需按照管理關系進行 相關的審批管理。信息的可見性也可能按照組織劃分,跨組織管理也比較常見。所以說企業采購不僅組 織多,而且關系復雜。

特點四:系統環境復雜

從企業信息化規劃的角度來說,不同的系統承 擔不同的職能分工,如辦公自動化系統、財務系統、 ERP 系統、主數據系統、檔案系統等。在不同的系 統間往往需要進行數據接口,才能使業務、財務、 管理三條線融合貫通。企業招標采購系統也不例外, 在建設過程中可能需要與多個系統進行接口交互,因 此,系統軟件集成不可避免。在加上網絡和硬件的管 控,導致了系統環境的復雜化。

特點五:數據規范復雜

“沒有標準化何談信息化”。但是,幾乎所有的 企業都會碰到數據規范的問題,如采購分類、物料 編碼,文件模板等,企業的業務開展因組織多元化 導致標準多元化很常見。這是企業招標采購建設的一 個老大難問題,處理的好,系統建設使用就很順利, 否則將是一個非常大的阻力。

以上總結了企業類招標采購系統建設環境的五 大特點。要想順利建設企業信息化的招標采購系統, 就要了解這些特點,在實施過程中還需要結合具體的 企業個案進行分析,拿出針對性的實施方案,才能做 出適合企業特色的適用的信息化招標采購系統。

三、系統建設實施難點

任何一個項目建設都會碰到一些制約和困難。企 業類招標采購系統建設也不例外,而且由于企業招標 采購系統建設環境的特點、信息化建設本身的復雜 性、招標采購系統獨特的法律屬性,導致企業類招標 采購系統項目的建設變成了一個巨大的挑戰。

難點一:項目管理

第一個層面是信息化項目建設本身的特性要求 建設者依靠項目管理理論結合項目特點進行有效管 理,在項目需求、設計、開發、測試、上線、試運行等各個階段按照計劃,編制方案,組織實施,評估改 進。第二個層面是企業各方面的組織關系要梳理和明 確,建設單位、管理單位、采購單位都要納入整個項 目管理統一考慮。第三個層面是在項目建設階段中要 結合各組織實際情況拿出可行的實施方案。怎么做才 能做好企業招標采購系統建設項目的管理呢?項目 管理者要有豐富的項目管理經驗,特別是大型項目的 建設管理經驗。項目管理者要有極強的主動性和駕馭 項目的能力,在企業復雜的組織關系中,要主動了解 各方關切,及時溝通協調,讓項目管理中的每一個“盤 子”都能轉起來。同時對項目各階段都要進行深入的 分析和考慮,結合企業自身特點提出可行方案,所有 的計劃都要具有可行性,依靠強有力的執行力推進項 目有序進行。

難點二:業務經驗

招標采購系統是一個典型的業務類的信息化系 統。需要滿足企業內多個組織的業務要求,滿足企業 各種采購的業務類型,同時還要滿足國家對招標采購 系統的相關法律法規要求等。因此,實施廠商的業務 經驗就非常重要。實施廠商要具備全面的采購業務知 識、法律法規知識,對企業采購要有較好的認知和理 解以及對所屬行業采購特性的了解。只有在此基礎上 才能為企業招標采購系統建設提出完善的需求建議, 才能編制出可行的建設方案,才能細化成各項詳細實 施方案,最終實現一個適用于企業的招標采購系統。 也只有這樣的系統才能滿足企業用戶、供應商、專家 等各類交易主體共同在線完成全流程在線的招標采 購業務。

難點三:系統平臺

系統平臺是所有軟件項目實施的基石。如何才 能應對企業復雜的組織和業務?首先取決于軟件平 臺的技術架構,技術架構要非常的成熟和穩定,并 且要在設計中融入企業特性,如多組織采購的特性、基于基礎數據控制的策略控制特性、平臺化和分布式 部署特性等。其次要做到真正意義上的模塊化,對于 企業靈活多樣的業務,模塊化的系統能夠非常靈活的 移植、改造和拓展,能夠有效支撐企業采購應用。再 次是實踐經驗,系統平臺的實踐經驗也很重要,主要 體現在功能的可用性和合理性,而不是簡單的功能實 現。同時在系統平臺功能有特殊要求時,依靠實踐經 驗提出建設性意見。最后就是系統平臺的研發投入, 任何一個平臺都不可能一成不變,包打天下,必須要 有不斷的研發投入,專門的研發團隊以及實踐與理論 的互動。

難點四:系統集成

如前文所述,企業類招標采購系統的系統環境比 較復雜,其中主要就是系統軟件集成。系統軟件集成 的難度,不在技術實現本身,而是大量的溝通協調, 返工改造,最終導致要耗費大量的時間和精力,很難 控制。原因是對接系統的技術多元化及數據標準的不 統一。對接系統越多,越復雜,時間耗費越長。那 么就要從項目管理角度要對系統軟件集成單列計劃, 專人跟蹤,通過專項會議進行推進。才能保證系統軟 件集成按照總體計劃進行實施。

難點五:用戶介入

用戶是系統建設參與的重要一方。從系統建設的 生命周期來看,有三個階段是非常關鍵的,分別是需 求分析、用戶測試和試運行。首先,需求分析是真正 意義上的項目第一階段,也是建設方和實施方團隊融 合的關鍵階段,用戶參與能夠使實施方有效了解項目 的真實需求,為項目建設打下良好的基礎,否則項目 建設的成果就是無本之木,無源之水。所有需求階段 討論的方案都要說透,不能含糊,否則容易造成后續 的返工和改造。同時實施方在需求階段展現的能力也 為項目建設打下了良好的基礎。其次,在用戶測試階 段,“丑媳婦終于見到了公婆”,用戶第一次感受到了按照自己需求實現的真實系統。用戶使用的體驗和 提出改進建議對于項目而言都是非常重要的,決定了 項目是否能夠使用和何時才能使用。因此,用戶測試 輪次要安排清楚,目的要明確,用戶測試一定要實際 操作而不是走馬觀花,這樣系統就能更加貼近用戶。 最后,在試運行階段,系統開始大規模使用,此時, 一定要制定詳細的項目推廣使用計劃,堅持試點使用 原則,逐步擴大范圍,并且在使用過程中要不斷進行 優化,不斷提升用戶滿意度,否則,使用后效果極差, 也將帶來極大的風險。

項目建設的雙方,特別是實施廠商要能夠應對上 述難點,在項目建設各個階段,拿出可行的方案或措 施,才能很好的予以處理和解決。否則,很容易導致 系統建設失控,甚至項目實施失敗。

四、系統技術實現要點

信息化系統依賴于技術實現。企業類招標采購系 統有其自身的特點和要求,如系統靈活性、開標解密 速度、網上評標要求等。因此,系統的技術實現要 能滿足企業采購需要,體現業務處理效率和易用性, 同時也決定了系統是否能夠使用、決定了是否可以實 現全流程在線交易,甚至決定了系統建設的成敗。

要點一:系統的柔性和彈性

招標采購系統要滿足企業的組織機構眾多、業務 復雜多樣、數據標準不統一等眾多特點只有一個辦法 就是要做到足夠的柔性和彈性。這同時也是系統實 施的難點,從技術角度來說,系統要考慮基礎模塊、 核心模塊和應用模塊三個層次,基礎模塊可以定義為 一些基本的不可分割的最小模塊單元,在此基礎上構 建核心模塊,核心模塊要考慮功能實現的可用性和拓 展性,提供其他模塊調用的 API 接口,同時還要考 慮參數控制以便做出適應性調整,最后構建真正意義 上的系統可用的應用模塊,應用模塊支撐業務運行。 這樣就層層遞進構建出了具有柔性和彈性的系統軟件。

要點二:網上解密技術實現

解密技術是電子招標投標交易平臺中要求的一 項非常重要的技術。在招標投標業務中,投標人遞交 的文件是經過 CA 密鑰進行加密的,必須在開標環境 進行在線解密,對此《電子招標投標辦法》及所附《系 統技術規范》中有明確的約定。因此,實施廠商要仔 細研究和實踐,確保解密順利進行。要能夠支持多人 次,大并發同時解密,解密速度要不斷提高,而且要 穩定運行。否則解密失敗將導致非常嚴重的后果。

要點三:文件定位和分頁讀取

網上評標環節也是一個多人同時參與的招標中 非常重要的環節。從目前企業建設招標采購系統的情 況來看,還有很多在采用線下評標的方式進行。原因 就是網上評標技術不成熟,導致評標效率低下,用戶 體驗極差。因此,要想提高評標的效率就是要對評標 環節中的第一步閱讀文件進行有效的技術實現處理。 目前業內較好的做法是對文件進行定位和分頁讀取, 這樣評標專家評審投標文件就變得非常容易,大大節 省評標環節耗費的時間,提升用戶體驗。而且評標環 節在線進行也是實現全流程在線招標采購系統的關 鍵。

要點四:費用自動管理

在企業招標采購業務中,傳統方式下財務和業務 兩條線是不對稱的,需要大量的人工核實和確認工 作,效率極其低下。借助信息化招標采購系統中對費 用部分的全流程在線的技術實現可以有效提高業務 執行效率。如采用第三方支付技術可以實時完成文件 購買無空間和時間差異,無資金風險。采用銀企直連 保證金虛擬子賬號方式實現保證金在線交納實現具 體業務與具體賬號的綁定,實現了保證金繳納自動識 別和一鍵退還,非常方便快捷。目前此項技術已經非 常成熟,在眾多大型企業應用實踐中效果明顯。

要點五:模板技術應用

信息化系統要解決的一個重點問題就規范性。從 系統角度來說,規范性除了流程固化、數據統一外, 還有就是模板技術的應用。企業招標采購業務中有各 種類型的模板,包括采購文件、公告、表單、條款等。 在傳統模式下,這些工作都會耗費大量的人工,而且 容易出錯。因此,要借助模板技術實現諸如文件模板 化,發布信息模板化等,讓用戶從編輯工作性質轉變 為核對工作性質,不僅能提高工作效率還能實現規范 統一。

從技術角度,在企業招標采購系統建設中還有很 多的技術實現需要不斷的研究和探索。只有不斷通過 信息化手段將業務需求轉化為系統實現,才能更好的 滿足用戶的使用要求,才能體現信息化帶來的便捷和 效率。

綜上所述,企業招標采購系統項目是非常具有挑 戰性的信息化建設項目。企業建設單位和實施廠商只 有充分了解企業系統建設環境的特點及企業自身業 務特點,應對好項目實施的難點,并解決好系統實現 中的要點問題,才能最大程度保障企業招標采購系統 建設的順利和成功。

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