OA(辦公自動化)軟件和招標業務管理系統的差異
《招標采購管理》雜志

產品研發部/郝景鵬 2017-10-11

招標機構使用 OA(辦公自動化)軟件或招標業 務管理系統,目的是為了實現招標業務信息化,意欲 借助信息化提高工作效率、促進知識共享、降低運營 成本等。但大量的實踐證明,OA 和招標業務管理系 統存在較大差異。

一、軟件分類

OA 軟件:將文書辦公和計算機網絡功能結合起 來的一種文書辦公類系統,應用場景多在公文審批流 轉、車輛管理等綜合性事務管理上。 招標業務管理系統:通過信息系統對招標業務進 行管理,實現招標項目各階段過程信息的前后貫通、 操作流程的相對固化規范、招投標信息資源的共享, 以加強業務管控、提升工作效率、實現知識共享、提 高服務質量,屬于項目管理類系統。

二、系統功能

OA 軟件一般提供適合所有綜合管理業務所需要 的通用功能,如公文管理、工作計劃、工作會議、車 輛管理、零星固定資產、辦公用品、通用的表單制作 和審批等管理,這些功能是適合所有業務類型的通用 功能,不是專門針對招標業務管理而開發的。

招標業務管理系統包含業務管理系統和運營管 理系統兩大部分,業務管理系統類似于生產性企業的 ERP,即招標機構的招標任務委派、招標文件制作、 發標、投標、開標、評標、異議、歸檔等業務節點管理, 還應當含有價格庫、專家庫、文件庫、投標人信息庫、 招標人信息庫等各類信息資源庫。運營管理應當包括模板管理、費用管理、審批管理、決策管理、知識管理、 權限管理、基礎管理等功能。招標業務是經濟、技術、 法律三方面的結合,專業性很強,業務數據之間有很 強邏輯關聯關系,具有典型的項目管理特性。

由于招標業務復雜、專業性強,一般人難以在三 年之內熟悉、掌握招投標業務。一般非專業軟件公司 的絕大部分軟件設計、開發人員因對招投標業務不熟 悉,更沒通過招標師職業水平考試,故難以準確把握 招標機構的需求,研發的系統自然滿足不了招標機構 的要求。

三、設計思路

OA 軟件一般以管理綜合辦公業務的思路進行設 計和開發,有較好的表單(如招標立項表單)編制、 流程審批的功能;以表單、節點為核心對招標項目全 部的內容進行人為割裂,需要分節點打開各類表單才 能知曉某一招標項目具體內容和進展,無法一站式看 到具體招標項目的全貌,更無法進行統計分析并按項 目進行全流程過程管控。

招標業務是典型的項目管理型業務,相應的系統 應當以項目管理的思路進行設計和開發,這樣才可以 一站式看到項目的進展情況、項目各節點內容和審批 狀況等。各類信息以格式化、數字化方式進行分類存儲,這樣就可以十分方便的實現對各類信息的查詢和 統計分析。

四、招標業務管理系統的優勢

1、具有一定可選擇性的流程固化。國家法律、 法規、規章對招標業務流程和內容做了明確的定義和 要求,因此招標業務的總流程是相對固化的。系統可 對招標流程相對固化、對業務節點和業務表單相對固 化,具體表單內容也可相對固定配置,且能實現前后 數據的強邏輯性。而 OA 軟件中的各類表單和數據都 是割裂斷開的。

2、招標業務相關信息的前后貫通。由于系統對 招標業務流程和內容可以相對固化,因此系統中留下 的前道工序的業務數據可以自動提供給后道工序使 用,無需人工重復錄入,實現信息的共享和數據的自 動統計匯總。而普通 OA 軟件僅是一個按業務節點進 行信息編輯、提交、審批、儲存的工具,各業務表單 之間的信息是割裂的,前后數據沒有內在的邏輯關 系,故無法實現各類數據的邏輯分析,也無法實現真 正意義上的資源共享。

3、能獲取項目的全景信息。由于招標業務管理 系統以項目管理為核心進行設計,能夠獲取招標項目 的全景信息、進展情況以及下一步的操作提示等。不 具有熟悉招投標業務的軟件公司很難做出滿足招標 業務需要的招標業務管理系統。以獨立表單為基礎的 OA 軟件則無法獲取招標項目信息全貌。招標項目業 務復雜、流程長、節點多,如使用 OA 軟件進行招標 業務管理,則需要以眾多業務節點作為系統操作的不 同入口,操作起來繁瑣復雜,業務員會抵觸使用系統, 管理層也很難查看到項目的各階段進展情況、進展狀 態等各類信息。這一點,是眾多招標機構誤把 OA 作 為招標業務信息化管理工具的深刻教訓。

4、招標業務管理系統可為后期延伸擴展招投標 在線交易提供基礎。隨著互聯網、電子商務的快速發 展,電子招投標是必然的發展方向。電子招投標系統 需要招標人、招標代理機構、投標人、評委等各方在 線互動參與。由于招標業務管理系統是針對于招標業 務管控的特點設計的,在此基礎上可延伸開發或對接 成熟的招標投標在線交易軟件。

一些起家于 OA 或工作流技術的軟件廠商,將 OA 或工作流技術生搬硬套到招標業務管理上,開發 出貌似能實現招標業務管理的信息化產品,實際上卻 體現不了招標業務項目管理的固有特點,無法實現招 標項目的業務管理和經營管理,更無法滿足招投標在 線交易的需求,即無法擴展升級為電子招標投標系統。

 

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